Agil & flexibel arbeiten als Unternehmensberatung für Gartenbau, Handel, Floristik

Wie beyond-flora sich seit 2019 organisiert und aufstellt

Dieses Mal gibt es einen kleinen Einblick in unsere Arbeitswelt und wie es dazu gekommen ist, das wir uns schon vor Corona neu erfunden haben.

Ende 2018 wurde es brenzlig im Büro. Seit einigen Jahren arbeiten wir in zwei Räume im Büro meiner Frau und konnten einiges gut gemeinsam nutzen: Kopierer, Küche und Besprechungsraum. Während ich (Rupert) zwei / drei Tage pro Woche bei Kunden unterwegs war, war Daniela (Grafik und Design) im Wechsel zu einem Teilzeitmitarbeiter im Büro. Von unterwegs oder zuhause aus arbeiten ging auch schon irgendwie. Es gab lediglich einen Zugang auf ein NAS-System (Speicher) über einen VPN Tunnel. Im Rückblick aber irgendwie alles im nur halb gut.

Der Weckruf kam, als meine Frau die Fläche für das eigene Team brauchte. Die naheliegende Idee, eines separaten Büros, habe ich schnell verworfen. Schick ist dann doch auch teuer, vor allem aber: Selber kaum im Büro und die Kunden kommen bei uns auch fast nie vorbei. In Summe gab es in 10 Jahren keine 10 Besuche (!) vor Ort im Büro.
Neu im Team war eine weitere Freelancerin, die die ersten Arbeiten für uns aus Kanada und Neuseeland erledigt hat. Über eine Weiterbildung im Bereich Online-Seminare kam ich dann in die „Remote-Office“ Szene. Es gab und gibt vor allem in den USA auch große Firmen, die 100% ohne Büro arbeiten! Und dafür weltweit aktiv.

Das klang verrückt und damit also passend für uns.

Die Entscheidung fiel relativ schnell mit dem Team. Wir haben zunächst die Technik nochmal komplett überarbeitet. Mit der Google Suite haben wir die Daten in der Cloud und unbegrenzten Speicherplatz. Mit Kundenbildern und Grafikdaten haben wir immer schon viel Platz benötigt.

Die gleichen Daten, überall zu jeder Zeit, ist ein Schlüssel für echte Remote-Unternehmen. Das habe ich immer wieder gehört und es stimmt zu 100%. Zudem wichtig: immer verfügbar. Auf dem Tablet, Handy aber natürlich auch am Laptop. Im Ort haben wir Glasfaser, der Zugriff ist immer perfekt, wenn denn am jeweiligen Ort gutes Internet verfügbar ist. Zu diesem Zeitpunkt war Google der einzige Anbieter, der unsere Anforderungen am ehesten erfüllen konnte. Zum Thema Datensicherheit und Sicherheit der Daten: Wir fühlen uns mit den Verträgen und der aktuellen Gesetzgebung gut abgesichert. In jedem Fall sind die Daten sicherer wie Festplatten im eigenen Haus (Diebstahl, Brand, Wasserschäden sind so jedenfalls kein Problem).

Zusätzlich müssen die ganzen Extras eingerichtet werden: Hangouts (Whatsapp fürs Team auf Google-Basis), Team-Kalender (z.B. für die Urlaubsplanung), entsprechende Ordnerstruktur und gute, detaillierte Zugriffsrechte sortiert nach Bereichen.
Alles haben wir zunächst parallel aufgebaut und getestet. Und haben erst dann innerhalb einer Woche alle Daten transferiert. Natürlich bleiben die alten Daten bestehen, für den Fall der Fälle.

Die Daten sind jedoch nur ein kleiner Teil:

Wer sich nicht täglich sieht, muss die Organisation und seine Werkzeuge auch insgesamt anpassen. Auch das war klar mit dem Blick auf die Vorbilder der Remote-Unternehmen. Wir haben uns für das deutsche Kanban-System „Meistertask“ zur Steuerung und Planung aller Projekte und Todo´s entschieden. Natürlich ebenso Cloud-basiert wie unser Zeiterfassungsprogramm „Clockodo“ und das Rechnungsprogram „Lexware-Office“. Natürlich müssen alle Unterlagen, die auf Papier kommen, eingescannt werden und so verfügbar gemacht werden.

Neue Tools kaufen und Zugriffsrechte anlegen ist in wenigen Minuten / Stunden passiert. Die vollständige Nutzung und Zusammenarbeit durch alle im Team, ist und bleibt eine Herausforderung.

Was früher das Besprechungszimmer gewesen ist, ist für uns seit 2018 „ZOOM“. Die Software für Videokonferenzen. Bis zum Pandemie-Ausbruch war ZOOM wirklich ein Geheimtipp. Und wir mussten wirklich jeden Kunden überzeugen und anlernen. Das hat sich 2020 schlagartig geändert. Nicht alle arbeiten mit ZOOM, aber zumindest ist das Prinzip bekannt. Für uns ist es immer noch die erste Wahl, auch wenn andere Anbieter langsam aufholen. Aber wer ohne Software und wirklich einfach an einer Videokonferenz teilnehmen möchte, ist mit ZOOM bei der besten Wahl.

Und wer sich wundert, warum Montags ab 9.00 niemand bei uns ans Telefon geht: Da haben wir unseren wöchentlichen „Check-In“ für alle, die aktuell an Projekten arbeiten – natürlich mit ZOOM. Wie früher ein Jour-Fixe, klären wir alle offenen Punkte, tauschen die aktuellen Stände aus und legen die Prioritäten etc. fest.

Unser Fazit nach der vollständigen Umsetzung:

Absolut positiv! Natürlich ist nicht alles einfacher und der persönliche Kontakt hat auch viele Vorteile.
Aber: Zum einen sparen wir natürlich massiv Fahrtwege, Zeiten und Kosten ein. Die Chance auf „Arbeiten wo es gerade möglich ist“ ist ein starkes Argument für uns als Arbeitgeber. Wir führen keine „Zwei-Klassen-Gesellschaft“: einer sitzt am Küchentisch mit kleinem Bildschirm, während die anderen mit Milchkaffee im großen Büro sitzt: Bei uns fühlen sich wirklich alle Willkommen im Team.
Zu guter Letzt: es ist auch für mich unterwegs besser. Alle Daten sind wirklich aktuell und ich kann vollständig mit allen und in jedem Projekt arbeiten. Insgesamt ist es auch für unser Know-how und die Zusammenarbeit mit modernen Kunden extrem wichtig, das wir selber modern arbeiten und Vordenker sind. Und ich muss auch zugeben, es macht einfach Spaß! Neues zu probieren und lieber klein und wendig statt groß und unflexibel zu sein.

Wenn du mehr wissen möchtest zu unseren Tools oder dich für eine Zusammenarbeit interessiert, sende mir, Rupert einfach eine Mail unter mitstreiter@beyond-flora.com

Was bedeutet agiles Arbeiten? Es geht um flexibles Arbeiten, während sich Kundenanforderungen permanent und oft fast willkürlich ändern. Diesen Weg gehen nur sehr wenige! Viel zu oft wird an alten Produkten festgehalten. Alte Kulturmethoden werden immer weiter perfektioniert, obwohl Sie „Neugedacht“ gar nicht notwendig wären. So gibt es beispielsweise schon lange Primelsorten, die ohne Stauchemittel sehr gut wachsen und eben nicht „von oben den Hammer und von unten Dünger“ brauchen. Wenn wir mit Kunden unsere Buyer-Persona Methode verwenden, müssen wir meist erst die Methodik erklären. Andere Berater können sofort damit starten bzw. die Zielgruppen-Analyse ist schon längst erfolgt und jedem bekannt. Während für andere Design-Thinking ein anerkannter Prozeß ist, rollen bei den allermeisten der Branche die Augen.
Aber einmal gestartet, ist die Begeisterung groß! Weil die Methoden großartig sind und perfekt zur Unternehmensgröße in der Branche passen. Wer sich auf die agilen Arbeitsmethoden einlässt, bekommt selber und auch im Team neue Inspiration und viel Motivation obendrauf!

Vor Corona sind wir mit PlusPlants in Berlin einige Tage im legendären Co-Working Space St. Oberholz gewesen (Link Pressebericht aus der DEGA ). Eine Tagung, von der noch heute alle sprechen und die unzählige neue Erkenntnisse über Kunden und Ansprüche gebracht hat.
Deswegen ist unsere Empfehlung und Erfahrung: Werden Sie agil! Nutzen Sie die neuen Methoden und Möglichkeiten. Hinter den modernen, englischen Namen verbergen sich tolle Werkzeuge und oft fällt es wie Schuppen von den Augen! Es kann oft so einfach sein, einfach mal über den Tellerrand zu schauen und neues zu entdecken.

Wir helfen gerne dabei und haben auch selbst viel Spass an den neuen Themen.

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