Agil & flexibel arbeiten als Unternehmensberatung für Gartenbau, Handel, Floristik

Die Entscheidung fiel relativ schnell mit dem Team. Wir haben zunächst die Technik nochmal komplett überarbeitet. Mit der Google Suite haben wir die Daten in der Cloud und unbegrenzten Speicherplatz. Mit Kundenbildern und Grafikdaten haben wir immer schon viel Platz benötigt.

Die gleichen Daten, überall zu jeder Zeit, ist ein Schlüssel für echte Remote-Unternehmen. Das habe ich immer wieder gehört und es stimmt zu 100%. Zudem wichtig: immer verfügbar. Auf dem Tablet, Handy aber natürlich auch am Laptop. Im Ort haben wir Glasfaser, der Zugriff ist immer perfekt, wenn denn am jeweiligen Ort gutes Internet verfügbar ist. Zu diesem Zeitpunkt war Google der einzige Anbieter, der unsere Anforderungen am ehesten erfüllen konnte. Zum Thema Datensicherheit und Sicherheit der Daten: Wir fühlen uns mit den Verträgen und der aktuellen Gesetzgebung gut abgesichert. In jedem Fall sind die Daten sicherer wie Festplatten im eigenen Haus (Diebstahl, Brand, Wasserschäden sind so jedenfalls kein Problem).

Zusätzlich müssen die ganzen Extras eingerichtet werden: Hangouts (Whatsapp fürs Team auf Google-Basis), Team-Kalender (z.B. für die Urlaubsplanung), entsprechende Ordnerstruktur und gute, detaillierte Zugriffsrechte sortiert nach Bereichen.
Alles haben wir zunächst parallel aufgebaut und getestet. Und haben erst dann innerhalb einer Woche alle Daten transferiert. Natürlich bleiben die alten Daten bestehen, für den Fall der Fälle.

Die Daten sind jedoch nur ein kleiner Teil:

Wer sich nicht täglich sieht, muss die Organisation und seine Werkzeuge auch insgesamt anpassen. Auch das war klar mit dem Blick auf die Vorbilder der Remote-Unternehmen. Wir haben uns für das deutsche Kanban-System „Meistertask“ zur Steuerung und Planung aller Projekte und Todo´s entschieden. Natürlich ebenso Cloud-basiert wie unser Zeiterfassungsprogramm „Clockodo“ und das Rechnungsprogram „Lexware-Office“. Natürlich müssen alle Unterlagen, die auf Papier kommen, eingescannt werden und so verfügbar gemacht werden.

Neue Tools kaufen und Zugriffsrechte anlegen ist in wenigen Minuten / Stunden passiert. Die vollständige Nutzung und Zusammenarbeit durch alle im Team, ist und bleibt eine Herausforderung.

Was früher das Besprechungszimmer gewesen ist, ist für uns seit 2018 „ZOOM“. Die Software für Videokonferenzen. Bis zum Pandemie-Ausbruch war ZOOM wirklich ein Geheimtipp. Und wir mussten wirklich jeden Kunden überzeugen und anlernen. Das hat sich 2020 schlagartig geändert. Nicht alle arbeiten mit ZOOM, aber zumindest ist das Prinzip bekannt. Für uns ist es immer noch die erste Wahl, auch wenn andere Anbieter langsam aufholen. Aber wer ohne Software und wirklich einfach an einer Videokonferenz teilnehmen möchte, ist mit ZOOM bei der besten Wahl.

Und wer sich wundert, warum Montags ab 9.00 niemand bei uns ans Telefon geht: Da haben wir unseren wöchentlichen „Check-In“ für alle, die aktuell an Projekten arbeiten – natürlich mit ZOOM. Wie früher ein Jour-Fixe, klären wir alle offenen Punkte, tauschen die aktuellen Stände aus und legen die Prioritäten etc. fest.